Die normalen E-Mails kommen an, der Newsletter landet aber plötzlich im Spam. Bei der Einrichtung eines neuen Versanddienstes wird oft nur an dessen Zugang gedacht. Die Absenderdomain braucht ebenfalls eine passende Konfiguration. SPF ist ein Teil davon.
Erst die tatsächlichen Absender sammeln
Liste alle Systeme auf, die unter deiner Domain E-Mails versenden: Mailanbieter, Newsletter, Kontaktformular, Rechnungssoftware oder andere Anwendungen. Frag jeweils nach der aktuellen Einrichtungsvorgabe. Eine alte Anleitung für einen inzwischen gewechselten Dienst ist keine verlässliche Grundlage.
SPF wird in einem TXT-Eintrag veröffentlicht und beschreibt erlaubte Versandquellen für die geprüfte Envelope-Absenderdomain. Es prüft nicht einfach den sichtbaren Namen im Von-Feld. Ein erfolgreicher SPF-Test ist außerdem keine Zustellgarantie.
Einen gemeinsamen Stand pflegen
Mehrere getrennte SPF-Policies am selben Namen können zu Fehlern führen. Ergänzungen müssen daher mit dem bestehenden Stand zusammengeführt werden. Kopiere nicht für jeden neuen Dienst eine zweite vollständige Policy ins DNS.
Auch verschachtelte Verweise auf andere Policies haben Grenzen. SPF begrenzt DNS-auslösende Auswertungen; eine endlos wachsende Sammlung von Includes ist deshalb keine saubere Dauerlösung. Die SPF-Grundlagen von Cloudflare erklären den Aufbau und die Einschränkungen.
Änderungen mit echten Versandwegen prüfen
Versende nach der Anpassung je eine Nachricht aus den tatsächlich verwendeten Systemen an ein unabhängiges Testkonto. Schau in den vollständigen Kopfzeilen nach dem Authentifizierungsergebnis. Die Kopie im Ordner „Gesendet“ zeigt nicht, wie ein Empfänger die Nachricht bewertet hat.
Notiere für jeden erlaubten Dienst einen Verantwortlichen. Wenn eine Software abgelöst wird, gehört die Bereinigung der Versandberechtigungen zur Abschaltung. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Eintrag vorhanden ist.
SPF steht neben DKIM und DMARC, ersetzt diese Verfahren aber nicht. Für die Trennung zwischen eingehender Zustellung und ausgehendem Versand hilft unser Artikel über MX-Einträge. Behandle Mailkonfiguration als zusammenhängende Aufgabe, nicht als Sammlung zufällig kopierter DNS-Zeilen.