Die Website zieht um, und jemand ersetzt nebenbei die gesamte DNS-Zone. Kurz darauf kommen keine neuen E-Mails mehr an. Der Zusammenhang ist einfach: Die Webserver-Adresse und die Mailzustellung sind getrennte Aufgaben, auch wenn beide unter derselben Domain laufen.
Wohin eingehende Nachrichten geschickt werden
MX-Einträge nennen die Mailserver für eine Domain. Zu ihnen gehört eine Priorität; kleinere Werte werden bevorzugt. Mehrere Einträge bedeuten nicht automatisch, dass jede Nachricht in mehrere Postfächer kopiert wird. Die MX-Dokumentation von Cloudflare beschreibt dieses Verhalten.
Übernimm die vom Mailanbieter vorgegebenen Ziele und Prioritäten. Ein MX-Ziel ist ein Hostname, nicht deine persönliche E-Mail-Adresse und nicht die URL eines Webmail-Logins. Kleine Verwechslungen an dieser Stelle können die Zustellung vollständig verhindern.
Erst Postfächer, dann DNS
Bereite beim neuen Dienst alle benötigten Postfächer, Aliasse und gegebenenfalls Verteiler vor. Prüfe außerdem Speichergrenzen und die Anmeldung der verwendeten Mailprogramme. Ein erreichbarer neuer Mailserver hilft wenig, wenn die adressierten Empfänger dort noch nicht existieren.
Lege fest, wie alte Nachrichten übernommen werden und wie mit E-Mails während der Übergangszeit umgegangen wird. Plane eine kontrollierte Nachsynchronisation, falls beide Systeme vorübergehend Nachrichten erhalten. Lösche den alten Bestand nicht unmittelbar nach dem DNS-Wechsel.
Zustellung von außen testen
Sende nach dem Wechsel eine Testnachricht von einem unabhängigen Konto und beantworte sie. Ein interner Test innerhalb desselben Maildienstes prüft nicht zwangsläufig denselben Weg. Kontrolliere auch wichtige Aliasse wie kontakt oder rechnung.
Notiere den Umschaltzeitpunkt und halte beide Administrationszugänge verfügbar, bis der neue Betrieb bestätigt ist. Für ausgehende Nachrichten sind zusätzlich SPF, DKIM und gegebenenfalls DMARC zu betrachten; eine reine MX-Änderung richtet diese Mechanismen nicht automatisch passend ein.
Die übrigen DNS-Aufgaben zeigt unser Überblick zu Einträgen. So bleibt beim nächsten Website-Umzug der Mailbetrieb ausdrücklich Teil der Planung.